Belege digital erfassen mit Belegscanner & App
Schluss mit dem Schuhkarton voller Quittungen: Belege abfotografieren, per OCR auslesen lassen, automatisch verbuchen und GoBD-konform archivieren – schon ab Version S.
Der klassische Schuhkarton voller Kassenbons, verblasster Tankquittungen und zerknitterter Rechnungen ist der Albtraum jedes Selbstständigen. Spätestens vor der Steuererklärung beginnt das große Sortieren – und am Ende fehlt doch wieder ein Beleg, den das Finanzamt sehen will. Dabei geht es längst viel einfacher.Mit Lexware Office (früher lexoffice) fotografierst du jeden Beleg direkt nach dem Kauf mit der App. Die Texterkennung liest Betrag, Datum und Lieferant automatisch aus, schlägt das passende Buchungskonto vor und legt den Beleg revisionssicher ab. Das funktioniert bereits in der günstigsten Version S für 7,90 € netto im Monat – Belegerfassung ist die Kernfunktion, die in jedem Paket steckt. Schluss mit Belege sammeln im Wortsinn.
- Belege per Smartphone-Kamera erfassen – die App ist in jeder Version (ab S, 7,90 € netto) enthalten.
- OCR-Texterkennung liest Betrag, Datum und Lieferant automatisch aus jedem Foto oder Scan.
- Automatische Buchungsvorschläge ordnen den Beleg dem richtigen Konto zu (SKR03/SKR04).
- Digitaler Belegempfang: Eingangsrechnungen kommen per E-Mail direkt ins System.
- GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung – das Papieroriginal darfst du danach entsorgen.
- 30 Tage kostenlos testen, ohne Abo und ohne Kreditkarte.
Im Detail
Foto, Scan oder Upload – jeder Beleg in Sekunden erfasst
Egal ob Kassenbon, Tankquittung, Eingangsrechnung oder Bewirtungsbeleg: In Lexware Office landet jeder Beleg auf dem schnellsten verfügbaren Weg im System. Unterwegs nutzt du die App und fotografierst den Beleg einfach mit der Smartphone-Kamera. Am Schreibtisch ziehst du PDFs oder Scans per Drag-and-drop ins Browserfenster.
Gerade die mobile Erfassung ändert den Alltag spürbar. Statt Quittungen zu sammeln, sie zu verlieren und am Monatsende zu suchen, erfasst du jeden Beleg in dem Moment, in dem du ihn in der Hand hältst – an der Tankstelle, nach dem Geschäftsessen, direkt nach dem Einkauf. Danach kann das Papier weg.
Weil die App in allen Versionen enthalten ist, steht dir diese Funktion schon im kleinsten Paket S zur Verfügung. Du brauchst kein teures Buchhaltungspaket, nur um Belege ordentlich zu digitalisieren.
- Mobil per App fotografieren – iOS und Android, in jeder Version enthalten
- Am Desktop PDFs und Scans per Drag-and-drop hochladen
- Belege sofort beim Kauf erfassen statt sammeln und verlieren
- Belegscanner und Belegprüfung bereits ab Version S (7,90 € netto)
OCR-Texterkennung – die Software liest den Beleg für dich
Ein Foto allein wäre nur ein Bild. Der eigentliche Clou steckt in der automatischen Texterkennung (OCR): Lexware Office liest aus jedem Beleg die relevanten Daten heraus – Lieferant, Belegdatum, Betrag und enthaltene Umsatzsteuer. Du musst diese Felder nicht abtippen, sondern bestätigst nur, was die Software erkannt hat.
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Tippfehler. Gerade bei vielen kleinen Belegen summiert sich der manuelle Erfassungsaufwand sonst schnell zu Stunden. Mit OCR sind es pro Beleg ein paar Sekunden.
Natürlich ist keine Texterkennung perfekt – bei einem zerknitterten Thermobon oder schlechtem Licht erkennt die Software gelegentlich einen Wert falsch. Deshalb zeigt Lexware Office dir die ausgelesenen Daten immer zur Kontrolle an, bevor sie übernommen werden. Du behältst die Hoheit, die Arbeit nimmt dir die Software ab.
- Automatisches Auslesen von Lieferant, Datum, Betrag und Steuer
- Kein manuelles Abtippen mehr – nur noch prüfen und bestätigen
- Weniger Tippfehler und damit sauberere Zahlen
- Ausgelesene Daten werden immer zur Kontrolle angezeigt
Automatische Buchungsvorschläge nach SKR03/SKR04
Sobald ein Beleg erfasst ist, denkt Lexware Office einen Schritt weiter und schlägt das passende Buchungskonto vor – auf Basis des in Deutschland üblichen Kontenrahmens SKR03 oder SKR04. Die Tankquittung landet so automatisch im Kontenbereich Fahrzeugkosten, die Hosting-Rechnung bei den EDV-Kosten.
Du musst dafür kein Buchhalter sein. In den meisten Fällen reicht ein Klick, um den Vorschlag zu bestätigen. Das System lernt dabei aus deinem Verhalten: Korrigierst du eine Zuordnung, merkt es sich das für ähnliche Belege desselben Lieferanten. Mit der Zeit treffen die Vorschläge fast immer ins Schwarze.
So entsteht aus dem reinen Belegfoto Schritt für Schritt eine fertige Buchung – und damit die Grundlage für deine EÜR. Wer die vollständige Buchhaltung nutzen will, braucht dafür Version L; das automatische Kontieren der erfassten Belege ist aber schon ab S Teil der Belegverarbeitung.
- Kontierungsvorschläge nach SKR03 oder SKR04
- Lernt aus deinen Korrekturen und wird treffsicherer
- Ein Klick genügt zur Bestätigung – kein Buchhaltungswissen nötig
- Bildet die Brücke vom Belegfoto zur fertigen Buchung
Digitaler Belegempfang per E-Mail – Belege kommen von allein
Immer mehr Rechnungen erreichen dich ohnehin digital: als PDF im Postfach, als E-Rechnung vom Lieferanten, als Abrechnung vom Online-Dienst. Lexware Office gibt dir dafür eine eigene Belegempfang-E-Mail-Adresse. Leitest du eine Eingangsrechnung dorthin weiter – oder hinterlegst die Adresse gleich beim Lieferanten – landet der Beleg automatisch in deinem Belegeingang, inklusive OCR-Auslesung und Buchungsvorschlag.
Genau hier zeigt sich, warum die E-Rechnung kein Zukunftsthema mehr ist: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer und Vereine mit unternehmerischem Bereich. Lexware Office nimmt eingehende E-Rechnungen automatisch an, liest die strukturierten Daten ein und legt sie GoBD-konform ab. Du erfüllst die Empfangspflicht damit, ohne überhaupt darüber nachdenken zu müssen.
- Eigene Belegempfang-Adresse für PDFs und E-Rechnungen
- Lieferanten schicken Rechnungen direkt ins System
- E-Rechnungen werden ab Version S empfangen und archiviert
- Erfüllt die seit 2025 geltende Empfangspflicht automatisch
GoBD-konforme Archivierung – das Papier darf weg
Die wohl wichtigste Frage bei der Digitalisierung lautet: Darf ich das Original danach wegwerfen? Bei korrekter Erfassung lautet die Antwort klar Ja. Lexware Office archiviert jeden Beleg nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) – unveränderbar, vollständig, jederzeit wiederauffindbar und revisionssicher. Das System ist GoBD-testiert und vom TÜV SÜD zertifiziert.
Damit entfällt die Pflicht, das Papieroriginal aufzuheben (Ausnahmen wie bestimmte Zollbelege ausgenommen). Dein digitales Belegarchiv erfüllt die gesetzliche zehnjährige Aufbewahrungsfrist, und bei einer Betriebsprüfung findest du jeden Beleg in Sekunden über die Suche – statt im Keller nach Ordnern zu kramen.
- Revisionssichere, unveränderbare Langzeitarchivierung
- GoBD-testiert und TÜV-SÜD-zertifiziert
- Papieroriginal darf nach korrekter Erfassung entsorgt werden
- Jeder Beleg in Sekunden über die Volltextsuche auffindbar
In 4 Schritten vom Papierbeleg zur fertigen Buchung
Beleg fotografieren
App öffnen, Quittung abfotografieren – oder am Desktop ein PDF per Drag-and-drop hochladen. Der Beleg landet sofort im Belegeingang.
Daten prüfen
Die OCR-Texterkennung liest Lieferant, Datum, Betrag und Steuer aus. Du wirfst nur einen kurzen Blick darauf und korrigierst bei Bedarf.
Konto bestätigen
Lexware Office schlägt das passende Buchungskonto nach SKR03/SKR04 vor. Ein Klick genügt, um den Vorschlag zu übernehmen.
Original entsorgen
Der Beleg ist jetzt GoBD-konform und revisionssicher archiviert. Das Papieroriginal darfst du beruhigt wegwerfen.
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30 Tage
kostenlos testen, ohne Abo
Made in
Germany – Server in Deutschland, TÜV-geprüft
Das sagen Anwender
„Mir gefällt an Lexware Office, dass es einfach zu bedienen, selbsterklärend und schnell zu verstehen ist. Wir sparen viel Zeit beim Erstellen von Rechnungen und Angeboten."
Bastian Kaiser
Handwerker & Hausmeister
„Ich bin kreativ – und dank Lexware Office auch frei. Frei vom Finanzstress. Ob Umsatzsteuer, Angebote oder Rechnungen: meine Buchhaltung erledigt Lexware Office für mich."
Serge Kanunnikov
Fotograf & Content Creator
„Mein Steuerberater hat Echtzeitzugriff auf meine Buchhaltung. Somit muss ich bei der Abgabe nicht mehr extra zu ihm fahren – das läuft völlig unkompliziert."
Daniel Pellegrini
Musiker & Musiklehrer
Anwenderstimmen zu Lexware Office (Quelle: Lexware-Referenzen).
Häufige Fragen
Ab welcher Version kann ich Belege erfassen?
Schon ab der günstigsten Version S (7,90 € netto/Monat). Belegerfassung, Belegscanner, Belegprüfung und das GoBD-Langzeitarchiv sind die Kernfunktionen von S. Auch der digitale Belegempfang per E-Mail und der automatische Zahlungsabgleich per Multibanking sind ab S enthalten.
Darf ich das Papieroriginal nach dem Scannen wegwerfen?
In aller Regel ja. Lexware Office archiviert die Belege GoBD-konform und revisionssicher, womit die Aufbewahrungspflicht erfüllt ist. Damit darfst du das Papieroriginal entsorgen. Ausnahmen gelten nur für wenige Sonderfälle wie bestimmte Zoll- oder Einfuhrbelege.
Wie zuverlässig ist die Texterkennung (OCR)?
Bei sauberen Belegen und gutem Licht liest die OCR Lieferant, Datum und Betrag sehr zuverlässig aus. Bei zerknitterten Thermobons oder schlechten Aufnahmen kann es zu Fehlern kommen – deshalb zeigt dir Lexware Office die erkannten Daten immer zur Kontrolle an, bevor sie übernommen werden.
Kann ich Eingangsrechnungen automatisch ins System bekommen?
Ja. Lexware Office stellt dir eine eigene Belegempfang-E-Mail-Adresse bereit. Leitest du PDF-Rechnungen dorthin weiter oder hinterlegst die Adresse direkt beim Lieferanten, landen die Belege automatisch im Belegeingang – inklusive OCR und Buchungsvorschlag.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen – auch für Kleinunternehmer und Vereine mit unternehmerischem Bereich. Ein E-Mail-Postfach genügt rechtlich. Lexware Office nimmt eingehende E-Rechnungen automatisch an und archiviert sie GoBD-konform.
