E-Rechnung leicht gemacht

Der häufigste Irrtum zuerst: Eine als PDF per E-Mail verschickte Rechnung ist KEINE E-Rechnung. Auch nicht, wenn du sie eingescannt oder schön gestaltet hast. Im Sinne des Gesetzes ist ein PDF nur eine „sonstige Rechnung" – ein Bild, das ein Mensch lesen kann, eine Software aber nicht automatisch auswertet.

Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter elektronischer Datensatz nach der EU-Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten – Betrag, Steuersatz, Leistungsdatum, Rechnungsnummer – stecken maschinenlesbar in einer XML-Struktur. Die empfangende Software kann sie ohne Abtippen direkt verbuchen. Genau das ist der Sinn der ganzen Reform: weniger manuelle Erfassung, weniger Fehler, weniger Steuerbetrug.

• XRechnung: reines XML-Format, vor allem für Behörden (im B2G-Bereich schon seit 2020 Pflicht). Erfüllt die EN 16931 vollständig.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein Hybridformat – ein normales PDF/A-3, in das die XML-Daten eingebettet sind. Du siehst wie gewohnt ein PDF, die Software liest im Hintergrund das XML. Die praktischste Variante für kleine Unternehmen.
• EN 16931: die zugrunde liegende europäische Norm, die festlegt, welche Datenfelder eine E-Rechnung enthalten muss.
• ViDA ("VAT in the Digital Age"): das EU-Paket, das ab 2030 grenzüberschreitende B2B-Umsätze digital meldepflichtig macht.

Hier liegt die größte Verunsicherung, besonders bei Kleinunternehmern: Während über die Ausstellungspflicht viel geschrieben wird, geht die schon geltende Empfangspflicht oft unter. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen, das Leistungen an andere Unternehmen erbringt oder von ihnen bezieht, E-Rechnungen entgegennehmen und revisionssicher archivieren können.

Das gilt ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze – auch für dich als Kleinunternehmer nach §19 UStG, für Freiberufler und für Vereine, sobald sie einen unternehmerischen Bereich haben. Rein technisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach, in dem die E-Rechnung ankommen kann. Das Problem ist nicht der Empfang, sondern die korrekte, GoBD-konforme Aufbewahrung über zehn Jahre. Eine XML-Datei im E-Mail-Ordner liegen zu lassen, ist nicht revisionssicher.

Die Rechtsgrundlage bilden das Wachstumschancengesetz, §14 UStG und das begleitende BMF-Schreiben. Die Empfangspflicht gilt sofort für alle, die Ausstellungspflicht wird über mehrere Jahre eingeführt. So bekommen vor allem kleine Betriebe Zeit, sich umzustellen. Die folgende Tabelle zeigt dir auf einen Blick, welche Stufe wann greift und wen sie betrifft.

Wichtig für die Übergangszeit 2025 und 2026: Du darfst in diesem Zeitraum weiterhin Papierrechnungen verschicken. Ein klassisches PDF darfst du in dieser Phase nur dann verwenden, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt – sonst musst du eine echte E-Rechnung senden, sobald du zur Ausstellung verpflichtet bist.

Nicht jede Rechnung muss künftig als E-Rechnung laufen. Es gibt klar definierte Fälle, in denen weiterhin Papier oder PDF erlaubt sind. Damit du nicht aus lauter Vorsicht alles umstellst, was gar nicht umgestellt werden muss, hier die praxisrelevanten Ausnahmen.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto – etwa für Kleinmaterial, Porto oder kleine Dienstleistungen.
• Fahrausweise (Tickets) gelten als vereinfachte Rechnungen und sind ausgenommen.
• Rechnungen an Privatkunden (B2C): Wenn dein Kunde keine Unternehmer-Eigenschaft hat, brauchst du keine E-Rechnung.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG (z. B. viele Vermietungs- und Finanzdienstleistungen).
• Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellung befreit – die Empfangspflicht gilt aber trotzdem.

Die gute Nachricht: Du brauchst kein Spezialwissen und keine zusätzliche Software. Lexware Office erzeugt E-Rechnungen in den gängigen Formaten direkt aus dem normalen Rechnungsformular heraus – ohne Aufpreis und ohne dass du dich mit XML-Strukturen beschäftigen musst. Das Erstellen ist ab Version M (12,90 € netto/Monat) enthalten, das Empfangen und Archivieren schon ab Version S (7,90 € netto/Monat).

Du schreibst deine Rechnung wie immer, wählst beim Versand das Format (ZUGFeRD oder XRechnung) und schickst sie ab. Die Software kümmert sich um das normkonforme XML, die Einbettung ins PDF und die revisionssichere Ablage. Eingehende E-Rechnungen deiner Lieferanten nimmt Lexware Office automatisch an, liest die Daten aus und legt sie GoBD-konform im Belegarchiv ab.

• E-Rechnung im Format ZUGFeRD (Hybrid-PDF) oder XRechnung (XML) auf Knopfdruck erstellen.
• Eingehende E-Rechnungen automatisch empfangen, auslesen und revisionssicher archivieren.
• Kleinunternehmer-Hinweis nach §19 UStG wird auf Wunsch automatisch ergänzt.
• 10 Jahre GoBD-konforme Aufbewahrung läuft im Hintergrund – ohne eigenes Zutun.