Rechnungen schreiben mit Lexware Office
Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung in einem System – rechtssicher, im eigenen Design, automatisch verbucht und auf Wunsch direkt als E-Rechnung.
Eine Rechnung ist mehr als ein Stück Papier: Sie ist die Grundlage dafür, dass du dein Geld bekommst – und dass das Finanzamt zufrieden ist. Wer als Selbstständiger oder Kleinunternehmer Rechnungen noch in Word oder Excel tippt, riskiert formale Fehler, verliert Zeit und steht spätestens seit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich auf wackeligem Boden.Mit Lexware Office (ehemals lexoffice) schreibst du in wenigen Minuten Rechnungen, die alle Pflichtangaben enthalten, professionell aussehen und sich automatisch in deiner Buchhaltung wiederfinden. Ich zeige dir auf dieser Seite, wie der komplette Ablauf vom ersten Angebot bis zum Zahlungseingang funktioniert – und worauf du rechtlich achten musst.
- Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen aus einer Oberfläche – ab Version M (12,90 € netto/Monat).
- Alle Pflichtangaben nach §14 UStG sind automatisch hinterlegt – du kannst formal kaum noch etwas falsch machen.
- Auf Knopfdruck als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung – passend zur seit 2025 geltenden Pflicht.
- Jede Rechnung landet automatisch in der Buchhaltung; der Zahlungseingang wird per Online-Banking abgeglichen.
- 30 Tage kostenlos testen, kein Abo, keine Kreditkarte nötig.
Im Detail
Vom Angebot zur bezahlten Rechnung – ohne Daten neu zu erfassen
Der größte Zeitfresser beim Rechnungschreiben ist nicht das Schreiben selbst, sondern das ständige Übertragen von Daten: vom Angebot in die Auftragsbestätigung, von dort in den Lieferschein und schließlich in die Rechnung. Lexware Office bildet diesen gesamten Vorgang in einem durchgängigen Belegfluss ab.
Du erstellst einmal ein Angebot. Nimmt der Kunde an, machst du mit einem Klick eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein und am Ende die Rechnung daraus. Kundendaten, Positionen, Preise und Texte werden jeweils übernommen – nichts musst du doppelt eingeben.
- Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen ineinander umwandeln
- Wiederkehrende Rechnungen für Abos, Wartungs- und Serviceverträge automatisch erstellen und versenden
- Teil- und Abschlagsrechnungen für größere Projekte (ab Version XL)
- Mehrstufiges Mahnwesen mit automatischen Zahlungserinnerungen
Rechtssicher dank automatischer Pflichtangaben
Eine Rechnung muss nach §14 UStG eine ganze Reihe von Pflichtangaben enthalten: vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, das Leistungsdatum sowie das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, kann dein Kunde im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug verlieren – und reklamiert die Rechnung zurück.
In Lexware Office sind diese Angaben strukturell hinterlegt. Die Rechnungsnummer wird automatisch fortlaufend vergeben, das Datum gesetzt, die Steuer korrekt berechnet. Du füllst nur noch den fachlichen Inhalt aus.
- Alle Pflichtangaben nach §14 UStG automatisch enthalten
- Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern ohne Doppelvergabe
- Kleinunternehmer-Hinweis nach §19 UStG auf Wunsch automatisch eingeblendet
- Eigenes Logo, eigene Farben, eigene Zahlungsbedingungen im Layout-Designer
E-Rechnung inklusive – ohne Aufpreis
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt bis 2028. Eine E-Rechnung ist dabei kein hübsches PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931 – maschinenlesbar, automatisch verarbeitbar.
Lexware Office erzeugt diese Formate für dich: ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem Datensatz, das du wie gewohnt ansiehst) und XRechnung (reines XML, vor allem für Behörden). Du klickst beim Versand einfach das passende Format an – um die technischen Details kümmert sich die Software.
Automatisch in der Buchhaltung – Zahlungseingang inklusive
Sobald du eine Rechnung schreibst, ist sie auch schon verbucht. Du musst sie nicht ein zweites Mal in einer Buchhaltung erfassen. Verbindest du dein Geschäftskonto per Online-Banking, gleicht Lexware Office eingehende Zahlungen automatisch mit deinen offenen Rechnungen ab.
In der Offene-Posten-Übersicht siehst du jederzeit in Echtzeit, wer schon gezahlt hat und welche Rechnung überfällig ist. Aus überfälligen Posten erstellst du mit einem Klick eine freundliche Zahlungserinnerung oder eine rechtssichere Mahnung.
- Keine doppelte Erfassung – die Rechnung wird automatisch verbucht
- Offene-Posten-Übersicht in Echtzeit
- Automatischer Zahlungsabgleich über das angebundene Bankkonto
- DATEV-Export für die nahtlose Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
In 4 Schritten zur fertigen Rechnung
Kunde auswählen
Bestehenden Kunden aus der Kontaktliste wählen oder neu anlegen. Adresse, Zahlungsziel und Ansprechpartner werden automatisch übernommen.
Positionen erfassen
Leistungen oder Produkte aus deinen Standardartikeln einfügen oder neu eingeben. Mengen, Preise und Steuersätze rechnet Lexware Office aus.
Format & Text festlegen
Einleitungs- und Schlusstext wählen, bei Bedarf das E-Rechnungs-Format (ZUGFeRD oder XRechnung) aktivieren.
Versenden & ablegen
Rechnung direkt per E-Mail versenden, als PDF herunterladen oder im Kundenportal bereitstellen. Die GoBD-konforme Archivierung läuft automatisch im Hintergrund.
400.000+
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Steuerberater arbeiten damit
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Made in
Germany – Server in Deutschland, TÜV-geprüft
Das sagen Anwender
„Mir gefällt an Lexware Office, dass es einfach zu bedienen, selbsterklärend und schnell zu verstehen ist. Wir sparen viel Zeit beim Erstellen von Rechnungen und Angeboten."
Bastian Kaiser
Handwerker & Hausmeister
„Ich bin kreativ – und dank Lexware Office auch frei. Frei vom Finanzstress. Ob Umsatzsteuer, Angebote oder Rechnungen: meine Buchhaltung erledigt Lexware Office für mich."
Serge Kanunnikov
Fotograf & Content Creator
„Mein Steuerberater hat Echtzeitzugriff auf meine Buchhaltung. Somit muss ich bei der Abgabe nicht mehr extra zu ihm fahren – das läuft völlig unkompliziert."
Daniel Pellegrini
Musiker & Musiklehrer
Anwenderstimmen zu Lexware Office (Quelle: Lexware-Referenzen).
Häufige Fragen
Ab welcher Version kann ich mit Lexware Office Rechnungen schreiben?
Das Schreiben von Angeboten und Rechnungen ist ab Version M (12,90 € netto/Monat) enthalten. Die kleinste Version S (7,90 €) dient nur dem Erfassen und Archivieren von Belegen. Wer regelmäßig Rechnungen stellt, ist mit M oder der besonders beliebten Version L (21,90 €, inklusive Buchhaltung und Umsatzsteuer) gut beraten.
Sind die Rechnungen aus Lexware Office rechtssicher?
Ja. Lexware Office hinterlegt automatisch alle gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG und vergibt fortlaufende Rechnungsnummern. Auf Wunsch erzeugt es E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung, wie sie seit 2025 im B2B-Bereich gefordert sind, und archiviert jede Rechnung GoBD-konform.
Kann ich wiederkehrende Rechnungen automatisieren?
Ja. Für Abos, Wartungsverträge oder monatliche Leistungen legst du eine Serienrechnung einmal an. Lexware Office erstellt und versendet sie danach im eingestellten Intervall vollautomatisch und pünktlich.
Funktioniert das Rechnungschreiben auch als Kleinunternehmer?
Ja. Du aktivierst den Kleinunternehmer-Hinweis nach §19 UStG, dann weist Lexware Office keine Umsatzsteuer aus und ergänzt den vorgeschriebenen Hinweistext automatisch auf jeder Rechnung.
Kann ich Rechnungen auch unterwegs vom Handy schreiben?
Ja. Die kostenlose Lexware App für iOS und Android ist in allen Versionen enthalten. Du schreibst Rechnungen direkt nach dem Kundentermin, scannst Belege per Kamera und behältst deine Finanzen mobil im Blick.
