Lexware Office im Test

Einrichtung & erste Schritte

Die erste echte Hürde bei jeder Buchhaltungssoftware ist der Einstieg – und genau hier punktet Lexware Office am deutlichsten. Du brauchst nur eine E-Mail-Adresse, kein Kreditkarten-Theater, keine Installation. Nach der Anmeldung führt dich ein Assistent durch die wichtigsten Stammdaten: Firmenangaben, Steuernummer oder USt-IdNr., Kleinunternehmer-Status nach §19 UStG, Logo, Bankverbindung. Das dauert in der Regel zehn bis fünfzehn Minuten, dann kannst du loslegen.

In meiner Coaching-Praxis ist das der Moment, an dem die meisten Klienten aufatmen. Ich hatte schon eine Gründerin, die vorher zwei Wochen lang vor einer bekannten Desktop-Buchhaltung kapituliert hatte – mit Lexware Office stand ihr erstes Angebot nach einer halben Stunde. Was ich gut finde: Die Software fragt aktiv nach dem Kleinunternehmer-Status und stellt die Umsatzsteuer-Logik direkt richtig ein. Genau da passieren bei Selbstgebasteltem in Word die teuersten Fehler.

Ehrlich bleiben muss ich beim Thema Datenübernahme: Wer aus einem anderen System umzieht, mit offenen Posten und Altdaten, hat es spürbar schwerer. Einen komfortablen Komplett-Import gibt es nicht für alles; manches muss man manuell oder über den Steuerberater nachziehen. Für einen echten Neustart ist die Einrichtung mustergültig – für einen Umzug mit Historie solltest du etwas Geduld einplanen.

• Start ohne Installation, nur E-Mail nötig, kein Zahlungsmittel im Test
• Einrichtungs-Assistent für Stammdaten, Steuernummer und Kleinunternehmer-Status
• Logo und Zahlungsbedingungen direkt im ersten Durchlauf hinterlegbar
• Schwäche: Datenmigration aus Altsystemen mit offenen Posten ist umständlich

Rechnungen & E-Rechnung

Das ist die Paradedisziplin und der Grund, warum ich die Software überhaupt empfehle. Eine Rechnung ist in Lexware Office in unter zwei Minuten geschrieben: Kunde wählen, Positionen einfügen, Text festlegen, versenden. Alle Pflichtangaben nach §14 UStG sind strukturell hinterlegt, die Rechnungsnummer läuft fortlaufend und lückenlos – du kannst formal kaum noch etwas falsch machen. Aus einem Angebot wird per Klick eine Auftragsbestätigung, daraus ein Lieferschein, daraus die Rechnung. Diesen durchgängigen Belegfluss möchte ich nach vier Jahren nicht mehr missen.

Beim Reizthema E-Rechnung kann ich Entwarnung geben: Lexware Office erzeugt ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem Datensatz) und XRechnung (reines XML für Behörden) ohne Aufpreis ab Version M. Beim Versand klickst du das Format an, den Rest macht die Software. Der Empfang eingehender E-Rechnungen und die GoBD-konforme Ablage laufen sogar schon ab der kleinen Version S – das ist wichtig, weil seit dem 01.01.2025 jedes B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können muss, auch Kleinunternehmer.

Mein einziger echter Kritikpunkt: der Layout-Designer. Für 95 Prozent der Nutzer reicht er völlig – Logo, Farben, Schriften, Position lassen sich anpassen. Aber wer aus dem Grafik-Bereich kommt und ein wirklich eigenständiges Briefdesign gewohnt ist, wird die Flexibilität vermissen. Ich habe für einen Fotografen-Klienten mal versucht, ein sehr spezielles Layout nachzubauen, und bin an Grenzen gestoßen. Da muss man Kompromisse machen.

• Rechnung in unter zwei Minuten, alle §14-UStG-Pflichtangaben automatisch
• Durchgängiger Belegfluss: Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung
• E-Rechnung (ZUGFeRD + XRechnung) ohne Aufpreis ab Version M, Empfang ab S
• Serienrechnungen für Abos und Wartungsverträge, mehrstufiges Mahnwesen
• Schwäche: Layout-Designer unflexibel bei sehr individuellen Designs

Belege & Buchhaltung

Hier zeigt sich, ob eine Software den Alltag wirklich erleichtert oder nur Rechnungen hübsch macht. Belege erfasst du in Lexware Office per Foto über die App, per Drag-and-Drop am Rechner oder über eine eigene Belege-E-Mail-Adresse, an die du Eingangsrechnungen einfach weiterleitest. Die automatische Belegerkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus – nicht immer perfekt, aber gut genug, dass ich nur noch kontrollieren statt abtippen muss. Jeder Beleg landet GoBD-konform im Langzeitarchiv.

Die eigentliche Buchhaltung – Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER, EÜR, GuV, BWA, das elektronische Kassenbuch – gibt es ab Version L für 21,90 €. Genau das ist die Version, die ich den meisten meiner Klienten empfehle, sobald sie umsatzsteuerpflichtig sind. Die USt-Voranmeldung gehe ich seit Jahren direkt aus Lexware Office heraus ans Finanzamt, ohne ELSTER-Portal nebenher. Das funktioniert zuverlässig; einen ernsthaften Aussetzer hatte ich in vier Jahren nicht.

Ehrlich gesagt: Für eine vollständige doppelte Buchführung mit Bilanz ist Lexware Office nicht gemacht – das ist auch nicht der Anspruch. Es ist eine EÜR-Lösung für Klein- und Kleinstunternehmen. Wer bilanzieren muss oder eine echte Kostenstellenrechnung braucht, ist hier falsch. Für alle anderen ist der Funktionsumfang genau richtig dimensioniert: nicht überladen, nicht zu dünn.

• Belegerfassung per App-Foto, Drag-and-Drop oder Belege-E-Mail-Adresse
• Automatische Belegerkennung (Betrag, Datum, Lieferant) – kontrollieren statt abtippen
• USt-Voranmeldung, EÜR, GuV, BWA und Kassenbuch ab Version L (21,90 €)
• ELSTER-Übermittlung direkt aus der Software, DATEV-Export für den Steuerberater

Online-Banking & Zahlungen

Das Online-Banking ist für mich das stille Effizienz-Wunder von Lexware Office – und gleichzeitig die Funktion, bei der ich am ehesten mal flucht habe. Du verbindest dein Geschäftskonto (Multibanking, mehrere Banken parallel möglich), und die Software gleicht eingehende Zahlungen automatisch mit deinen offenen Rechnungen ab. In der Offene-Posten-Übersicht siehst du in Echtzeit, wer gezahlt hat und welche Rechnung überfällig ist. Aus einem überfälligen Posten machst du mit einem Klick eine Zahlungserinnerung oder Mahnung. Das spart mir jeden Monat spürbar Zeit beim Nachhalten von Außenständen.

Wo es hakt: Die Bankanbindung läuft über die übliche PSD2-Schnittstelle, und die ist nun mal von der Bank abhängig, nicht von Lexware. Bei mir musste ich die Verbindung schon ein paar Mal neu autorisieren, weil die Bank die Freigabe nach 90 Tagen turnusmäßig zurücksetzt – das ist gesetzlich so, nervt aber trotzdem. Einmal hat eine Sparkassen-Schnittstelle ein paar Tage gezickt. Das ist kein Lexware-Bug, sondern PSD2-Realität, trifft aber jeden Cloud-Anbieter.

Unterm Strich: Wenn es läuft – und das tut es meistens – ist der automatische Abgleich Gold wert. Du solltest nur wissen, dass die regelmäßige Neu-Freigabe der Bankverbindung dazugehört und kein Fehler ist.

• Multibanking: mehrere Geschäftskonten parallel anbindbar
• Automatischer Zahlungsabgleich offener Rechnungen in Echtzeit
• Offene-Posten-Übersicht mit Ein-Klick-Mahnwesen
• Schwäche: PSD2-bedingte Neu-Autorisierung der Bank alle 90 Tage nötig

Lohn & Gehalt

Lohn & Gehalt ist ein eigenes Zusatzmodul, das du zu jeder Version dazubuchen kannst – ab 11,90 € für bis zu zwei Mitarbeitende, 23,90 € bis fünf, gestaffelt bis fünfzig. Es ist ITSG-zertifiziert, das ist die Pflicht-Zulassung für die elektronische Übermittlung an Krankenkassen und Co. Lohnabrechnung, Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt, Lohnsteueranmeldung – das deckt es ab.

Ehrlich gesagt nutze ich das Modul selbst nur in einem überschaubaren Rahmen, weil meine Beratung kaum Angestellte hat. Bei einem Handwerks-Klienten mit drei Mitarbeitern läuft es aber seit über einem Jahr ohne Murren: monatliche Abrechnung, Beitragsnachweise, alles automatisch elektronisch raus. Für ein Solo-Tool ist das überraschend solide.

Was ich klar sagen muss: Eine spezialisierte Lohnsoftware oder ein Lohnbüro bietet mehr Tiefe – komplexe Tarifverträge, Schichtmodelle, viele Sonderfälle. Für ein, zwei, eine Handvoll Mitarbeitende im Standardfall ist das Lexware-Modul aber völlig ausreichend und durch die Integration ins selbe System bequem. Bei vielschichtigen Lohnkonstellationen würde ich zum Steuerberater oder einem Fachanbieter raten.

• Zubuchbares Modul ab 11,90 € (bis 2 Mitarbeitende), gestaffelt bis 50
• ITSG-zertifiziert, elektronische Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt
• Im Standardfall (wenige Angestellte) solide und voll integriert
• Schwäche: für komplexe Tarif-/Schichtmodelle weniger geeignet als Fachsoftware

Support & Hilfe

Beim Support muss ich differenzieren, denn hier liegen meine besten und meine durchwachsensten Erfahrungen dicht beieinander. Das Online-Hilfecenter ist exzellent: gut strukturierte Anleitungen, Videos, Schritt-für-Schritt-Klickstrecken zu praktisch jedem Thema. In neun von zehn Fällen finde ich meine Antwort dort, ohne überhaupt jemanden kontaktieren zu müssen. Für Einsteiger ist das ein echter Pluspunkt – vieles erklärt sich von selbst.

Der Chat-Support ist solide und meistens schnell erreichbar. Wo es schwächelt: der Telefon-Support zu Stoßzeiten. Rund um Quartalsende und USt-Fristen, also genau dann, wenn alle gleichzeitig Fragen haben, hatte ich schon spürbare Wartezeiten in der Leitung. Die Mitarbeiter selbst waren immer kompetent und freundlich – aber bis man durchkommt, kann es in diesen Wochen dauern.

Für meine Klienten löse ich das pragmatisch: Wer es eilig hat, geht über Chat oder Hilfecenter, nicht übers Telefon. Und natürlich ist genau das auch der Grund, warum es Coaches wie mich gibt – die Software ist einfach, aber bei steuerlichen Grundsatzfragen ersetzt kein Support den Blick eines Menschen, der deinen konkreten Fall kennt. Über 50.000 Steuerberater nutzen übrigens den kostenlosen Steuerberater-Zugang, das ist im Problemfall oft der schnellste Weg.

• Sehr gutes Online-Hilfecenter mit Anleitungen und Videos – deckt die meisten Fragen ab
• Chat-Support solide und meist schnell erreichbar
• Kostenloser Steuerberater-Zugang (über 50.000 Steuerberater nutzen ihn)
• Schwäche: Telefon-Support mit Wartezeiten zu Stoßzeiten (Quartalsende, Fristen)

Preis-Leistung

Hier wird es interessant, weil der beworbene Einstiegspreis irreführend wirken kann. Version S für 7,90 € netto klingt günstig – kann aber keine Rechnungen schreiben, sondern nur Belege erfassen und archivieren. Wer Rechnungen stellen will (und das ist ja meist der Grund, warum man so eine Software überhaupt sucht), braucht mindestens Version M für 12,90 €. Das überrascht viele meiner Klienten unangenehm, deshalb sage ich es hier deutlich: Rechne realistisch mit M oder L.

Die Versionen im Klartext: S (7,90 €) nur Belege, M (12,90 €) Rechnungen und E-Rechnung, L (21,90 €, am beliebtesten) zusätzlich die komplette Buchhaltung mit USt-Voranmeldung, XL (32,90 €) für Sonderfälle wie Abschlags-, EU- oder Reverse-Charge-Rechnungen und die offene API. Alle Preise netto, monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit. Aktuell gibt es 50 Prozent Rabatt auf die ersten drei Monate.

Mein Urteil: Für Version L zahle ich rund 22 € netto im Monat und bekomme Rechnungen, E-Rechnung, komplette EÜR-Buchhaltung, Banking-Abgleich und Steuerberater-Zugang in einem System. Verglichen mit dem, was mich eine halbe Stunde Buchhalterzeit pro Monat kosten würde, ist das fair. Geschenkt ist es nicht, und sevdesk spielt in derselben Preisliga – aber für das Gebotene und die Zuverlässigkeit halte ich es für angemessen. Wichtig: 30 Tage kannst du den vollen XL-Umfang inklusive Lohn kostenlos testen, ohne Abo und ohne Kreditkarte.

• S 7,90 € (nur Belege), M 12,90 € (Rechnungen + E-Rechnung), L 21,90 € (+ Buchhaltung), XL 32,90 €
• Alle Preise netto/zzgl. MwSt., monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit
• Aktuell 50 % Rabatt auf die ersten drei Monate
• 30 Tage voller XL-Umfang inkl. Lohn kostenlos testen, ohne Abo, ohne Kreditkarte

Für wen sich Lexware Office lohnt – und für wen nicht

Nach vier Jahren und Dutzenden begleiteten Einrichtungen habe ich ein recht klares Bild, für wen die Software passt. Sie lohnt sich für Solo-Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer und kleine Dienstleister, die Rechnungen schreiben, Belege sammeln und ihre EÜR sauber erledigen wollen, ohne Buchhalter zu werden. Genau diese Gruppe – also der Großteil meiner Klienten – ist mit Lexware Office bestens bedient. Auch Handwerker und kleine Betriebe mit ein, zwei Angestellten profitieren, gerade wegen des durchgängigen Belegflusses und des Lohn-Moduls.

Weniger geeignet ist die Software, wenn du echte Warenwirtschaft mit Lagerbeständen brauchst, bilanzierungspflichtig bist oder eine vielschichtige Kostenstellenrechnung führst. Auch wer ein hochindividuelles Rechnungsdesign zwingend braucht oder sehr komplexe Lohnabrechnungen hat, sollte zu einer spezialisierten Lösung oder einer Kombination mit dem Steuerberater greifen. Das ist keine Schwäche im engeren Sinn – Lexware Office will gar nicht alles können, sondern den Solo- und Kleinunternehmer-Alltag exzellent abdecken. Und das tut es.

• Ideal für: Solo-Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer, kleine Dienstleister und Handwerker
• Gut geeignet für: Betriebe mit wenigen Angestellten (dank Lohn-Modul)
• Weniger geeignet für: Händler mit Lagerbestand, Bilanzierungspflichtige, sehr komplexe Lohnfälle
• Falsch für: wer ein zwingend individuelles Rechnungslayout oder echte Warenwirtschaft braucht

Alternativen zu Lexware Office

Ich teste nicht nur Lexware Office, sondern schaue mir die Konkurrenz regelmäßig an, um ehrlich beraten zu können. Der direkteste Wettbewerber ist sevdesk – ebenfalls Cloud, ebenfalls deutsch, mit einer sehr ähnlichen Zielgruppe. sevdesk ist in der Belegerkennung minimal stärker und beim Design einen Tick moderner, liegt preislich aber in derselben Liga. Wer dort schon zufrieden ist, hat keinen zwingenden Grund zu wechseln; für Neueinsteiger finde ich Lexware Office wegen des kostenlosen Steuerberater-Zugangs und der jahrzehntelangen Marktführerschaft die etwas sicherere Wahl.

WISO MeinBüro (Buhl) ist die zweite ernsthafte Alternative – funktional sehr umfangreich, teils mächtiger bei Aufträgen und Bestellwesen, dafür in der Bedienung etwas weniger aufgeräumt als Lexware Office. Wer mehr Richtung Auftrags- und Bestellabwicklung braucht, sollte sie sich ansehen. Reines Desktop-Arbeiten ohne Cloud, DATEV für größere Strukturen oder das gute alte Excel sind weitere Wege – für die Zielgruppe dieser Seite aber selten die bessere Lösung. Einen detaillierten Vergleich aller Anbieter mit Noten und Pro/Contra findest du auf meiner Vergleichsseite.

• sevdesk: direktester Konkurrent, Belegerkennung minimal stärker, gleiche Preisliga
• WISO MeinBüro (Buhl): funktional umfangreicher bei Aufträgen, Bedienung weniger aufgeräumt
• DATEV, Desktop-Software oder Excel: nur in Sonderfällen die bessere Wahl