Lexware Office einrichten: Die ersten Schritte
Konto anlegen, Stammdaten hinterlegen, erste Rechnung schreiben – so startest du in wenigen Minuten mit Lexware Office.
Video folgt in Kürze
Platzhalter – hier kommt das passende YouTube-/TikTok-Video.
Eine neue Buchhaltungssoftware einzurichten klingt nach einem Nachmittag voller Frust – ist es bei Lexware Office aber nicht. Weil die Software in der Cloud läuft, gibt es nichts zu installieren: Du meldest dich an, hinterlegst deine Stammdaten und kannst innerhalb einer halben Stunde die erste Rechnung verschicken.
In diesem Ratgeber gehe ich mit dir Schritt für Schritt durch die Ersteinrichtung: vom Anlegen des Kontos über die Firmenstammdaten, das eigene Logo und Layout bis zur Anbindung deines Bankkontos und der ersten Rechnung. Damit du sauber startest und später nichts nachträglich korrigieren musst, weise ich dich an den wichtigen Stellen auf typische Stolperfallen hin.
Das Wichtigste in Kürze
- Lexware Office läuft in der Cloud – keine Installation, nur Browser und E-Mail-Adresse nötig.
- Die Ersteinrichtung dauert in der Regel unter 30 Minuten.
- Stammdaten und Steuereinstellungen (z. B. Kleinunternehmer §19) legst du einmal an – danach laufen sie automatisch mit.
- Mit eigenem Logo und Layout sehen deine Belege sofort professionell aus.
- Das Bankkonto bindest du per Online-Banking an, damit Zahlungen automatisch abgeglichen werden.
Konto anlegen – ohne Installation, ohne Kreditkarte
Der Einstieg ist bewusst niedrigschwellig. Du brauchst weder eine CD noch einen Download: Lexware Office ist eine reine Cloud-Lösung und läuft in jedem modernen Browser – egal ob du Windows, macOS oder Linux nutzt. Für die Registrierung reicht eine E-Mail-Adresse.
Du startest direkt mit der kostenlosen 30-Tage-Testphase, die den vollen Funktionsumfang der größten Version XL inklusive Lohn enthält. Eine Kreditkarte ist nicht nötig, und der Test endet automatisch – es entsteht kein Abo, das du kündigen müsstest. So kannst du in Ruhe alles ausprobieren, bevor du dich für eine Version entscheidest.
- Registrierung nur mit E-Mail-Adresse, kein Download
- Läuft im Browser auf Windows, macOS und Linux
- 30 Tage voller Funktionsumfang (XL + Lohn) kostenlos
- Keine Kreditkarte nötig, der Test endet automatisch ohne Abo
Tipp
Nutze die Testphase bewusst mit echten Daten: Lege deine ersten realen Kunden an und schreibe eine echte Rechnung. So merkst du am besten, ob der Funktionsumfang zu dir passt – und kannst die Daten später einfach weiterverwenden.
Firmenstammdaten korrekt hinterlegen
Die Stammdaten sind das Fundament deiner Buchhaltung – einmal sauber gepflegt, tauchen sie automatisch auf jedem Beleg auf. Trage zuerst deine vollständigen Firmendaten ein: Name beziehungsweise Firmierung, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie deine Kontaktdaten.
Besonders wichtig ist die richtige Steuereinstellung. Hier entscheidest du, ob du als Kleinunternehmer nach §19 UStG geführt wirst oder der Regelbesteuerung unterliegst. Wählst du den Kleinunternehmer-Status, weist Lexware Office auf keiner Rechnung Umsatzsteuer aus und ergänzt automatisch den vorgeschriebenen §19-Hinweis. Diese Grundeinstellung solltest du gewissenhaft treffen, denn sie wirkt sich auf jede einzelne Rechnung aus.
- Firmierung, Anschrift und Kontaktdaten vollständig eintragen
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinterlegen
- Kleinunternehmer §19 UStG oder Regelbesteuerung korrekt wählen
- Standard-Zahlungsziel und Nummernkreise einmal festlegen
Achtung
Prüfe die Steuereinstellung vor der ersten Rechnung genau. Wer versehentlich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist oder umgekehrt, muss Rechnungen später korrigieren – das ist unnötiger Aufwand, der sich mit einem sauberen Setup komplett vermeiden lässt.
Logo und Layout – damit deine Belege professionell wirken
Eine Rechnung ist auch ein Aushängeschild. Im Layout-Designer von Lexware Office lädst du dein Logo hoch und passt das Erscheinungsbild deiner Belege an deine Marke an. Du wählst Farben, Schriften und die Anordnung der Elemente, hinterlegst Standard-Einleitungs- und Schlusstexte sowie deine Zahlungsbedingungen.
Das Schöne daran: Du gestaltest das Layout einmal, und ab dann sieht jeder Beleg – ob Angebot, Lieferschein oder Rechnung – einheitlich und professionell aus. Gerade für Gründer ist das ein einfacher Weg, vom ersten Tag an seriös aufzutreten, ohne ein Grafikprogramm bemühen zu müssen.
- Eigenes Logo hochladen und Belege im eigenen Design gestalten
- Standard-Einleitungs- und Schlusstexte hinterlegen
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung einmal festlegen
- Einheitliches Erscheinungsbild über alle Belegarten hinweg
Bankkonto anbinden und Zahlungen automatisch abgleichen
Der größte Komfortgewinn entsteht, wenn du dein Geschäftskonto per Online-Banking mit Lexware Office verbindest. Die Software unterstützt eine große Zahl deutscher Banken und Sparkassen. Sobald die Verbindung steht, importiert sie deine Kontoumsätze automatisch.
Eingehende Zahlungen gleicht Lexware Office danach selbstständig mit deinen offenen Rechnungen ab – du siehst in Echtzeit, wer bezahlt hat und welche Rechnung noch offen ist. Dieser automatische Zahlungsabgleich ist die Grundlage für ein funktionierendes Mahnwesen und spart dir das mühsame Vergleichen von Kontoauszug und Rechnungsliste.
- Multibanking für viele deutsche Banken und Sparkassen
- Automatischer Import der Kontoumsätze
- Zahlungseingänge werden automatisch offenen Rechnungen zugeordnet
- Basis für Offene-Posten-Übersicht und automatisches Mahnwesen
Gut zu wissen
Die Bankanbindung und der automatische Zahlungsabgleich sind bereits in der kleinsten Version S (7,90 € netto/Monat) enthalten – Rechnungen schreiben kannst du dann ab Version M (12,90 € netto/Monat).
In 6 Schritten startklar
So richtest du Lexware Office von der Anmeldung bis zur ersten Rechnung ein:
Kostenlos registrieren
Mit deiner E-Mail-Adresse anmelden und die 30-tägige Testphase starten – ohne Download und ohne Kreditkarte.
Firmenstammdaten eintragen
Firmierung, Anschrift, Steuernummer bzw. USt-ID und Kontaktdaten hinterlegen. Diese Angaben erscheinen später automatisch auf jedem Beleg.
Steuerstatus festlegen
Kleinunternehmer §19 UStG oder Regelbesteuerung wählen. Davon hängt ab, ob Lexware Office Umsatzsteuer ausweist oder den §19-Hinweis ergänzt.
Logo & Layout anpassen
Im Layout-Designer dein Logo hochladen, Farben und Standardtexte festlegen, damit Angebote und Rechnungen im eigenen Design erscheinen.
Bankkonto anbinden
Geschäftskonto per Online-Banking verbinden, damit Kontoumsätze automatisch importiert und Zahlungen abgeglichen werden.
Erste Rechnung schreiben
Kunde anlegen, Positionen erfassen, Format wählen und die Rechnung direkt per E-Mail versenden – die Archivierung läuft automatisch.
In 30 Minuten startklar
Richte Lexware Office in wenigen Schritten ein und schreibe noch heute deine erste Rechnung. 30 Tage kostenlos testen – ohne Abo, ohne Kreditkarte.
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Häufige Fragen
Muss ich Lexware Office installieren?
Nein. Lexware Office ist eine reine Cloud-Lösung und läuft in jedem modernen Browser – auf Windows, macOS und Linux. Du brauchst nichts zu installieren, nur eine E-Mail-Adresse für die Registrierung.
Wie lange dauert die Einrichtung?
In der Regel weniger als 30 Minuten. Nach Registrierung, Stammdaten, Steuerstatus und Logo kannst du sofort deine erste Rechnung schreiben. Die Bankanbindung lässt sich auch später noch ergänzen.
Kann ich den Kleinunternehmer-Status §19 einstellen?
Ja. In den Steuereinstellungen legst du fest, ob du als Kleinunternehmer nach §19 UStG geführt wirst. Dann weist Lexware Office keine Umsatzsteuer aus und ergänzt automatisch den vorgeschriebenen §19-Hinweis auf jeder Rechnung.
Welche Banken kann ich anbinden?
Lexware Office unterstützt per Online-Banking eine große Zahl deutscher Banken und Sparkassen. Nach der Anbindung werden Kontoumsätze automatisch importiert und Zahlungen mit offenen Rechnungen abgeglichen. Das ist bereits ab Version S (7,90 € netto/Monat) enthalten.
Kann ich meine Testdaten später weiternutzen?
Ja. Alles, was du in der Testphase anlegst – Kunden, Belege, Einstellungen – bleibt erhalten, wenn du in eine kostenpflichtige Version wechselst. Du musst nichts neu erfassen.
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Zuletzt aktualisiert: Juni 2026 · erechnungsprofi.de ist eine unabhängige Empfehlungsseite. Über Partnerlinks erhalten wir ggf. eine Provision – für dich ändert sich am Preis nichts.